Onze eigen Simplicate tracker bouwen

Wat we bouwden: een eigen Simplicate tracker

Bij Fresh-Dev bouwen we af en toe onze eigen interne tools. De nieuwste: een Simplicate tracker als Mac-app, gekoppeld aan onze urenregistratie via de Simplicate API. Geen revolutie, wel een paar honderd klikken minder per week voor het hele team.

In dit artikel:

• De aanleiding voor onze Simplicate tracker
• Wat we van Toggl misten
• Hoe we ‘m in elkaar zetten
• Wat na v1 kwam
• 5 lessen uit dit project
• Wat de Simplicate tracker nu doet

De aanleiding voor onze Simplicate tracker

Bijna alles wat we intern doen, loopt via Simplicate: projectstatus, capaciteitsplanning, facturatie, uren. Werkt prima zolang je ’s ochtends je dag inplant en die planning ook precies volgt.

Zo gaat een werkdag zelden. Komt er een vraag tussendoor of een snelle taak voor een andere klant? Dan moest je inloggen op Simplicate, het juiste project opzoeken en je uren handmatig bijwerken. Vier handelingen voor een tien-minutenklus, en het kwam meerdere keren per dag terug.

Daarom kwam de wens voor een Simplicate tracker die altijd binnen handbereik staat. Eén klik, juiste project, timer loopt.

Wat we van Toggl misten

Een paar jaar geleden gebruikten we Toggl voor onze tijdregistratie. Daar zat een Mac-app bij die het anders aanpakte: één scherm met een timer, je dagoverzicht, je openstaande taken, en favorieten zoals ‘Administratie’ die je met één klik aanzet.

Kleine dingen, samen tientallen klikken minder per dag. Dat hadden we sinds de overstap naar Simplicate niet meer. Een Simplicate tracker met dezelfde directheid bestond niet, dus die zijn we zelf gaan maken.

Hoe we onze Simplicate tracker in elkaar zetten

Jesse, een van de eigenaren, bouwt al jaren eigen iOS-appjes in Swift. In het team noemen we ‘m de goldenmaster (hij draait elke Apple-bèta als eerste). Hij is met Claude Code aan de slag gegaan om een eerste versie neer te zetten.

De eerste vraag was praktisch: hoe halen we de Simplicate-data op? De Simplicate API bleek alles te bieden wat we nodig hadden, inclusief authenticatie. Geen tussenserver, geen sync-script, gewoon direct van app naar Simplicate.

In Xcode bouwden we een dashboardweergave die projecten, taken en gewerkte uren toont. Voor het ontwerp maakten we via ChatGPT een briefing op basis van twee referenties: onze eigen Fresh-Dev website en Toggl voor Mac. Die briefing was het uitgangspunt voor versie 1 van onze Simplicate tracker.

Wat na v1 kwam

Een AI-gestuurd prototype heb je in een week. De rest kost maanden. Werkt het ook met twintig actieve taken? Wat doet de app als ‘ie in de achtergrond staat met een lopende timer? Hoeveel CPU vraagt ‘ie op een MacBook Air?

Op dat soort vragen hebben we doorgewerkt voordat we ‘m intern uitrolden. De Simplicate tracker moest niet alleen werken op de demo-laptop, maar de hele werkdag van het team meedraaien zonder ruis.

5 lessen uit dit project

Onderweg leerden we een paar dingen die ook voor andere interne tools handig zijn:

• Begin bij de echte irritatie. Niet bij wat technisch leuk is, maar bij de stap die je het vaakst flucht.
• Gebruik de bestaande API als die er is. De Simplicate API maakte een tussenlaag overbodig.
• Een AI-prototype is je eerste 20%. De resterende 80% is rand-cases, performance en gedrag in de achtergrond.
• Test op échte werkdagen. Pas dan zie je dingen als ‘wat als ik de app sluit met een lopende timer?’.
• Maak het optioneel voor het team. Een interne tool die je verplicht stelt, voelt als overhead. Een tool die je werk makkelijker maakt, gebruikt iedereen vanzelf.

Wat onze Simplicate tracker nu doet

De huidige versie heeft de basis van Toggl plus een aantal dingen die op onze workflow zijn afgestemd:

• Loopt een taak over meerdere dagen, dan toont de app hoeveel uur je vandaag nog moet maken om op koers te blijven.
• Een kleine kalenderweergave ernaast met je ingeplande blokken.
• Notificatie als er geen timer loopt terwijl je wel ingepland staat, of juist als er al een paar uur onafgebroken één loopt.
• Waarschuwing een paar minuten voordat een ingeplande taak begint.
• Bovenaan: hoeveel uur je vandaag zou moeten klokken, en hoeveel je tot nu toe geklokt hebt.

Voor het team is de app niet verplicht. Wie zonder wil werken, kan dat. Wie de extra Simplicate-stap als wrijving voelde, gebruikt ‘m dagelijks.

Slimmer werken met je eigen tools?

Loop jij ook tegen een proces aan dat slimmer kan? Vaak zit er een tool tussen die niemand bouwt omdat ’t ’te klein’ lijkt. Bij onze services zit het ontwerpen en bouwen van zulke interne hulpmiddelen ingebakken. Plan een adviesgesprek dan denken we mee.